I. PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

1. Chức năng:

• Tham mưu cho Ban Giám hiệu (BGH) thực hiện công tác tổ chức nhân sự; công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, công tác hành chính tổng hợp, lễ tân khánh tiết, văn thư - lưu trữ; công tác kế hoạch; công tác bảo vệ; an ninh bảo vệ.

2. Nhiệm vụ:

a. Công tác tổ chức, nhân sự

• Xây dựng tổ chức bộ máy của Nhà trường phù hợp với tình hình phát triển của Nhà trường trong từng giai đoạn.
• Quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, cán bộ hành chính, phục vụ.
• Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; quản lý, sử dụng đội ngũ có hiệu quả
• Sắp xếp, bố trí, điều động cán bộ trong Nhà trường phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị; đề xuất bổ nhiệm, thuyên chuyển cán bộ theo phân cấp.
• Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các tổ chức trong Nhà trường.
• Làm đầu mối giải đáp và xử lý các quan hệ lao động trong Nhà trường.
• Quản lý, cập nhập, bổ sưng hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động của GVCBNV.
• Tham mưu xây dựng chế độ chính sách nhân sự, hợp đồng lao động cho GVCB như: Nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiệm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp độc hại, nghỉ ốm đau, thai sản và phụ cấp khác theo quy định.
• Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ đột xuất.
• Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, phòng và chống các hành vi vi phạm pháp luật.

b. Công tác tuyển dụng, đào tạo

• Tham mưu nhu cầu tuyển dụng trung và dài hạn.
• Triển khai các hoạt động tuyển dụng đáp ứng yêu cầu được duyệt.
• Tham mưu và điều phối triển khai các hoạt động đào tạo phát triển nguồn nhân lực trong Nhà trường.

c. Công tác hành chính, văn hóa

• Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của Nhà trường.
• Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ
• Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiên nghiêm túc nội quy, quy chế của Nhà trường.
• Thẩm định thể thực văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình ký ban hành.
• Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ hành chính và các hoạt động của Nhà trường.
• Quản lý phục vụ nhà khách nhằm đảm bảo lưu trú của Nhà trường
• Phụ trách các công tác hiếu hỉ trong Nhà trường.
• Phối hợp tổ chức các hội nghị, các ngày lễ; tổ chức phục vụ lễ tân, khánh tiết của Trường, phục vụ công tác của BGH và các hỏa động chung của Nhà trường.
• Điều hành và quản lý xe ô tô phục vụ các hoạt động của Trường.
• Duy trì trật tự an ninh trong Nhà trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo về trật tự, phòng chống mất mát tài sản, phòng chống bão lụt,…
• Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan về mặt hành chính.
• Tham mưu xây dựng văn hóa tổ chức.

d. Cổng tác kế hoạch, tổng hợp

• Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tập hợp tư liệu, giúp BGH tổng hợp tình hình Nhà trường.
• Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc một giai đoạn.
• Theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của các đơn vị, phản ánh kịp thời cho BGH. Đề xuất các biện pháp thích hợp để đảm bảo thực hiện kế hoạch có hiệu quả.
• Dự thảo các loại báo cáo tổng kết hàng kỳ, hàng năm cũng như đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

e. Công tác bảo vệ tài sản, giữ gìn trật tự an toàn

• Tổ chức bảo vệ CSVC, tài sản và giữ gìn trật tự an toàn đảm bảo cho các hoạt động dạy, học, hội họp,… của GVCBNV và SV.
• Trông giữ xe cho GVCBNV và SV và khách đến liên hệ với Nhà trường.
• Phối hợp với các đơn vị trong trường, quan hệ với UBND và công an tại địa phương để có kế hoạch bảo vệ và giữ trật tự an toàn.

 

 

II. PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG – THANH TRA GIÁO DỤC – PHÁP CHẾ

1. Chức năng:

• Tổ chức thực hiện công tác đảm bảo chất lượng giáo dục của Nhà trường.
• Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát thường xuyên hoạt động của Nhà trường nhằm đảm tính kỉ cương, kỉ luật của Nhà trường.
• Thực hiện công tác pháp chế, đảm bảo tính hợp pháp trong việc ban hành các quyết định và văn bản quản lý của Nhà trường.
• Khảo sát các hoạt động hỗ trợ SV.

2. Nhiệm vụ:

a. Công tác đảm bảo chất lượng giáo dục

• Thực hiện công tác đảm bảo chất lượng theo chủ trương của Bộ GD&ĐT và của Nhà trường.
• Lập hồ sơ mình chứng báo cáo Cục khảo khí và KĐCLGD – Bộ GD&ĐT.
• Tư vấn, xây dưng kế hoạch tổ chức các hoạt động liên quan đến công tác đảm bảo chất lượng giáo dục; Liên kết với các trường đại học để trao đổi thông tin, kinh nghiệm và thực hiện hợp tác trong các linh vực về Đảm bảo chất lượng giáo dục.
• Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về đảm bảo chất lượng giáo dục đại học cho GVCBNV của Nhà trường.

b. Công tác Thanh tra

• Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác thanh tra của Nhà trường theo năm học; thực hiện các công các thanh tra của Nhà trường theo quy định hiện hành về đề xuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm.
• Kiểm tra việc thực hiện mụ tiêu, chương trình, kế hoạch đào tạo của toàn trường.
• Thẩm tra, xác minh và tham mưu giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của GVCB, SV trong Trường liên quan đến hoạt động của Nhà trường theo quy định.
• Soạn thảo và đề xuất Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan công tác thanh tra theo quy định hiện hành.
• Phối hợp với các đơn vị kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ của các đơn vị theo chỉ đạo và kết luận cuộc họp của BGH.
• Ngoài những nhiệm vụ trên có thể thực hiện một số nhiệm vụ do BGH giao theo quy định của pháp luật.

c. Công tác pháp chế.

• Tư vấn cho BGH về những vấn đề pháp lý, bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của Nhà trường, của GVCBNV và SV.
• Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với các văn bản do các đơn vị chức năng soạn thảo trước khi trình BGH.
• Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến cho GVCBNV các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế, quy định của Nhà trường.
• Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với BGH và cơ quản lý cấp trên quy định.

d. Công tác thi đua, khen thưởng

• Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật tập thể và cá nhân của Trường theo quy định hiện hành.
• Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng của Nhà trường.

 

 

III. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO VÀ CÔNG TÁC SINH VIÊN

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH về việc xây dựng mục tiêu, phương hướng, quy mô, chương trình, phương pháp đào tạo và các chuyên ngành đạo tạo của trường.
• Tổ chức thực hiện công tác quản lý đào tạo bao gồm: giảng dạy, chất lượng giảng dạy, học tập trong toàn trường. Tổ chức khảo sát chất lượng đào tạo, bao gồm: Khảo chất lượng giảng dạy của GV, khảo sát chất lượng đào tạo khóa học, khảo sát tình hình việc làm SV tốt nghiệp, khảo sát đơn vị sử dụng lao động là SV tốt nghiệp.

2. Nhiệm vụ:

a. Quản lý Tiến độ - Thời khóa biểu

• Xây dựng kế hoạch, tổ chức, điều hành và quản lý đào tạo cấp trường theo các chương trình của trường, qui chế đào tạo của Bộ GD&ĐT
• Đôn đốc, thúc đẩy các Khoa xây dựng CTĐT, giáo trình, bài giảng, HSMH.
• Lập kế hoạch đào tạo toàn niên, toàn khóa cho các bậc, hệ và kế hoạch chi tiết cho từng ngành học thuộc bác bậc hệ.
• Quản lý và xây dựng TKB cho các hoạt động đào tạo cho các bậc hệ: chính khóa, ngoại khóa, đào tạo ngoài trường, Trung tâm GDTC&PQ.
• Quản lý tiến độ giảng dạy và chịu trách nhiệm về sự chấm tiến độ.
• Đề xuất cơ sở vuất chất phục vụ giảng dạy như: thiết bị dạy học, phòng học… đề xuất phòng học, trang bị CSVC (Theo yêu cầu của GV theo từng môn học).
• Tổ chức quản lý thực tập, kiến tập.
• Kiểm tra, xác nhận khối lượng giảng dạy, tổng hợp giờ giảng, xác nhận thanh toán của GV.
• Tổ chức quản lý học lại.

b. Tổ chức thi, coi thi

• Tổ chức thi, coi thi, kiểm tra kết thúc kết thúc các môn học trong từng chương trình đào tạo.

c. Quản lý điểm và Văn bằng chứng chỉ

• Tiếp nhận và giải quyết đơn, kiến nghị của GV, SV về điểm.
• Quản lý bảng điểm của SV.
• Theo dõi, giám sát sự tiến bộ trong học tập, kết quả học tập, khối lượng học tập của SV.
• Tiếp nhận và xử lý các đơn từ, hồ sơ, công văn liên quan đến công tác đào tạo; cấp bảng điểm, giấy chứng nhận về kết quả học tập và bản sao bằng tốt nghiệp cho SV.

d. Quản trị hệ thống E-learning ĐH Đông Á

e. Quản lý chất lượng giảng dạy, học tập:

• Quản lý chất lượng giảng dạy của GV.
• Cảnh báo học vụ.
• Khảo sát học phần, khảo sát cuối khóa, khảo sát cựu SV, khảo sát đơn vị sử dụng lao động là SV tốt nghiệp

g. Công tác sinh viên

• Tổ chức hành chính công tác sinh viên (CTSV): Tiếp nhận về quản lý hồ sơ SV; làm thẻ SV; Báo cáo công tác SV cho Bộ GD&ĐT (Vụ CTHSSV) và Sở GD&ĐT, các đơn vị có liên quan theo phân công của BGH.
• Công tác tổ chức, quản lý rèn luyện của SV: Đánh giá rèn luyện SV, thi đua, khen thưởng SV; học bổng Hoa Anh Đào; kỷ luật SV; công tác giáo dục tư tưởng, chính trị đạo đức lối sống cho SV, giáo dục pháp luật, nội quy quy chế công tác phát triển Đảng, công tác Đoàn TN, Hội SV, tham gia đối thoại định kỳ giữa Hiệu trưởng Nhà trường với SV (trong giao ban Ban cán sự lớp, Ban chấp hành Công đoàn hàng tháng).
• Công tác y tế và an toàn học đường: Phối hợp thực hiện công tác y tế học đường; duy trì, kiểm tra SV thực hiện nội quy, nề nếp trong vi phạm trường học.
• Thực hiện các chế độ chính sách đối với SV: Phổ biến và giải quyết (theo thẩm quyền) tất cả các chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước cho SV; Đề xuất chế độ trợ cấp, hỗ trợ học phí cho SV (từ kinh phí của Nhà trường).
• Công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội: Chủ động quan hệ với chính quyền địa phương tổ chức ký kết và thực hiện quy chế phối hợp; phối hợp với các cơ qquan dân, chính, Đảng giải quyết tất cả các vấn đề có liên quan đến SV (theo phân cấp).
• Công tác quản lý SV ngoại trú: Lập quỹ nhà trọ, chỗ ở cho SV; tổ chức thực hiện quy chế ngoại trú; thực hiện công tác quản lý SV ở trung tâm Ký túc xá SV DMC – 579
• Đoàn thanh niên (TN): Tổ chức hoạt động theo điều lệ Đoàn TN CSHCM; tổ chức hoạt động ngoại khóa cho SV theo kế hoạch toàn niên toàn khóa.
• Tư vấn và hỗ trợ SV: Chăm sóc, phục vụ và tư vấn hướng dẫn thường xuyên cho SV; Tổ chức SV tham gia các hoạt động ngoại khóa theo kế hoạch.
• Giao lưu, hội nhập SV trong nước và quốc tế: Tham gia thực hiện theo hoạch định.
• Công tác Cố vấn học tập (về CTSV): Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ của CTSV.
• Công tác quản lý SV thôi học và SV tốt nghiệp.
• Quản lý thông tin việc làm SV sau tốt nghiệp.

 

 

IV. THƯ VIỆN

1. Chức năng:

• Phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại hình tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, tài liệu điện tử, mạng Internet…).

2. Nhiệm vụ:

• Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác thông tin thư viện dài hạn và ngắn hạn; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong Nhà trường.
• Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và tư vấn pháp luật; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các tài liệu của Trường như: đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ và các dạng tài liệu khác; các ấn phẩm tài trợ, tặng biếu, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
• Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu và thông tin; xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu, các bộ sưu tập; biên soạn các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật.
• Tổ chức tập huấn người dùng tin, chỉ dẫn, kiểm tra, kiểm soát bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin và tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện.
• Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin thư viện và các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác thư viện.
• Bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác; tiến hành thanh lý các tài liệu, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo quy định của Nhà nước và quy định của Trường.
• Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực thông tin thư viện; tham gia các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong cả nước nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp thư viện; liên kết, hợp tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng theo quy định của pháp luật và quy định của Trường.
• Khảo sát sự hài lòng của SV về các hoạt động của thư viện.

 

 

V. PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH thực hiện công tác lập kế hoạch, quản lý tài chính của Nhà trường.
• Thực hiện thanh quyết toán mọi nguồn kinh phí theo chế độ của Nhà nước và quy định của Nhà trường.
• Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động tài chính tại các đơn vị thuộc trường.
• Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính của Nhà trường trình BGH.

2. Nhiệm vụ:

• Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính trong ngắn hạn, trung và dài hạn.
• Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí của trường theo quy định.
• Tổ chức thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí, lệ phí của SV; kiểm soát nguồn thu từ Trung tâm (các lớp đào tạo liên kết, các lớp nghiệp vụ ngắn hạn…). Tham mưu cho BGH khơi tăng nguồn thu cho trường.
• Thực hiện việc chi trả tiền lương, chi trả các khoản bảo hiểm; chi trả học bổng, chi sửa chữa, mua sắm trang thiết bị… của trường theo đúng các quy định hiện hành.
• Chịu trách nhiệm chính trong công tác xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ của trường hàng năm.
• Thực hiện theo dõi quyết toán ấn chỉ thuế, biên lai, thuế thu nhập cá nhân, kinh phí khoán, và theo dõi tài khoản của trường tại các ngân hàng, kho bạc.
• Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
• Quản lý công nợ: đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu sắp đến hạn, theo dõi và quản lý công nợ phải trả.
• Quản lý tài sản: kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC) thường xuyên, định kỳ theo quy định, cập nhật tình hình tăng giảm tài sản, CCDC; nghiệm thu tài sản, vật tư, CCDC khi hàng hóa nhập về, thanh lý tài sản.

 

 

VI. PHÒNG QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ ĐẦU TƯ

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH chỉ đạo và điều hành công tác quản lý CSVC, tổ chức khai thác, sử dụng cơ sở vật chất (CSVC), tổ chức mua sắm thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập và công tác, quản lý phòng chát chữa chát (PCCC) trong toàn trường, vệ sinh môi trường; đầu tư CSVC cho từng dự án và triển khai thực hiện.

2. Nhiệm vụ:

a. Quản lý CSVC

• Quản lý CSVC thuộc sở hữu của trường, cho thuê lại… Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ lao động, giảng dạy và học tập. Tổ chức tiếp nhận và quản lý tài sản, trang thiết bị được tài trợ, biếu tặng.
• Xây dựng các quy định về quản lý, quy định về định mức, quy trình mua sắm, đổi mới, sử dụng, sửa chữa, bảo trì, khấu hao tài sản và các chế độ khác liên quan đến CSVC.
• Phục vụ kịp thời các nhu cầu về CSVC (mua sắm, sửa chữa, điều chuyển, …) của tất cả các đơn vị, cá nhân trong Nhà trường.

b. Tổ chức khai thác, sử dụng CSVC

• Lập kế hoạch khai thác, sử dụng, sửa chữa định kỳ, đề xuất CSVVC bao gồm: Tài sản, phòng học, phòng máy, hội trường, phòng họp, các trang thiết bị.
• Hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý và sử dụng CSVC của các đơn vị trong trường.
• Đảm bảo cung cấp điện và thoát nước trong trường.

c. Mua sắm CSVC

• Lập kế hoạch mua sắm CSVC hàng quý/ hằng năm: trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, CCDC lao động.
• Dự trù mua sắm bổ sung và giải quyết những nhu cầu mới phát sinh hoặc đột xuất.
• Giúp Nhà trường lập và xét duyệt các dự án xây dựng phòng thí nghiệm, khu thực nghiệm do các đơn vị đề xuất.

d. Duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa CSVC

• Duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa CSVC, tài sản, điện nước và các trang thiết bị, công cụ lao động do Phòng được giao quản lý.

e. Phòng chống cháy nổ

• Mua sắm công cụ trang thiết bị PCCC; có biện pháp phòng chống cháy nổ thiên tai, mưa lũ.

g. Đầu tư CSVC

• Hoạch định công tác đầu tư CSVC cho từng dự án và triển khai thực hiện.
• Xây dựng, cập nhật và quản lý danh mục các nhà cung cấp CSVC trong nước và quốc tế.
• Soạn thảo và kiểm soát thực hiện các hợp động mua bán chào giá cạnh tranh, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu cho từng loại hàng hóa, từng loại dự án của từng năm.
• Thực hiện tất cả các hợp động đầu tư, mưa sắm đúng tiến độ, chất lượng và có lợi cho Nhà trường.
• Phối hợp với các đơn vị xây dựng định mức vật tư sử dụng để kiểm soát việc mua sắm.

 

 

VII. PHÒNG ĐỐI NGOẠI - HỢP TÁC DOANH NGHIỆP

1. Chức năng:

• Tư vấn cho BGH và điều phối các hoạt động đối ngoại của trường; tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế; xây dựng và triển khai các dự án, đề tài quốc tế; phát triển và khai thác quan hệ với các tổ chức có yếu tố nước ngoài.
• Tham mưu cho BGH về hoạt động tư vấn việc làm; công tác đào tạo, chương trình đào tạo của Nhà trường gắn lền với nhu cầu của (DN); là đầu mối trong các hoạt động quan hệ DN của trường; tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao kỹ năng, giúp SV tiếp cận và hội nhập với môi trường làm việc tại DN; tìm kiếm nơi thực tập và hỗ trợ giới thiệu việc làm cho SV.

2. Nhiệm vụ:

a. Công tác đối ngoại

• Xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế trung hạn, dài hạn và kế hoach hợp tác quốc tế hàng năm.
• Tổ chức việc đàm phán, ký kết các văn bản hợp tác với các tổ chức và trường đại học quốc tế, có kế hoạch theo dõi các văn bản ký kết.
• Tư vấn các hệ liên kết đào tạo đại học với các trường nước ngoài.
• Theo dõi và quản lý đoàn khách đến/ khách đi theo quy định; làm thủ tục mời và xin visa nhập cảnh cho chuyên gia và khách quốc tế.
• Tổ chức việc đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến làm việc với trường.
• Xác định các bản dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và từ tiếng Việt sang Tiếng Anh cho GVCB và SV trong trường.
• Hỗ trợ thông tin cập nhật về hoạt động hợp tác quốc tế của trường và nội dung trang web Đông Á bằng tiếng Anh.

b. Công tác hợp tác doanh nghiệp

• Hợp tác với DN để nắm bắt kịp nhu cầu và nội dung đào tạo, đồng thời phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo & CTSV tham mưu cho BGH về cải tiến phương pháp, nội dung chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tế và các hoạt động của DN và xã hội (thông qua các hội thảo, điều tra, khảo sát và những buổi tiếp xúc với DN).
• Phối hợp, hỗ trợ và giới thiệu các Khoa nơi kiến tập, thực tập và giới thiệu việc làm SV tại DN.
• Tổ chức thực hiện công tác hướng nghiệp; tư vấn và giới thiệu việc làm cho SV khi ra trường; phụ trách tổ chức ngày hội việc làm hằng năm, giới thiệu việc làm bán thời gian cho SV.
• Mở các khóa đào tạo, tập huấn ngắn hạn, chuyên đề phục vụ cho yêu cầu bồi dưỡng và phát triển cộng đồng xã hội.
• Tham gia các cuộc hội thảo, giao lưu với các DN và cộng đồng.
• Chủ động xúc tiến kêu gọi tài trợ học bổng cho SV từ các DN, các tổ chức và cá nhân hợp tác với Trường.

 

 

VIII. PHÒNG KHOA HỌC

1. Chức năng:

• Tham mưu và giúp BGH trong việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ của Trường.

2. Nhiệm vụ:

a. Nghiên cứu khoa học

• Giúp Hội đồng khoa học phê duyệt đề cương đề tài, đánh giá nghiệm thu các đề tài NCKH.
• Tổ chức và hướng dẫn thủ tục đăng ký thực hiện và hoàn thiện đề tài cấp thành phố, cấp Bộ.
• Tổ chức hội nghị khoa học GVCB, SV của trường; tổ chức các hội nghị, hội thảo nghiên cứu khoa học phục vụ nhu cầu trao đổi NCKH của GVCB và SV.
• Sơ kết, tổng kết các hoạt động khoa học theo từng học kỳ và năm học; đề xuất việc khen thưởng các sáng kiến, phát minh trong lĩnh vực NCKH.

b. Tập san khoa học

• Viết bài và thúc đẩy GVCB viết bài trên tạp chí quốc tế, tạp chí chuyên ngành, tạp chí khoa học của Nhà trường.
• Tổ chức biên tập, in và phát hành các ấn phẩm khoa học của Trường.
• Làm đầu mối quản lý, tổ chức thẩm định, biên tập, xuất bản các loại sách chuyên khảo.

c. Giảng dạy các môn cơ bản

• Xây dựng chương trình đào tạo các môn cơ bản.
• Quản lý hồ sơ giảng dạy; soạn giáo trình, bài giảng theo quy định của Nhà trường.

 

 

IX. PHÒNG TRUYỀN THÔNG

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH điều hành, quản lý cổng thông tin của Trường; là cơ quan ngôn luận, tuyên truyền, quảng bá hình của Nhà trường. Chịu trách nhiệm hoạch định và tổ chức thực hiện công tác truyền thông trong và ngoài Nhà trường, quản lý tài sản sở hữu trí tuệ (SHTT) và các tài nguyên tri thức.

2. Nhiệm vụ:

• Hoạch định hoạt động PR của Nhà trường dài hạn và hàng năm và tổ chức thực hiện.
• Là đầu mối quan hệ truyền thông báo chí: tổ chức họp báo; liên hệ mời các cơ quan báo chí, truyền thông tham dự và đưa tin về hoạt động của trường; tổ chức các buổi phỏng vấn, phóng sự đặc biệt.
• Chủ trì nội dung phát ngôn: soạn thảo thông cáo báo chí, chủ trì liên hệ và đăng tin bài, hình ảnh về các hoạt động của Nhà trường.
• Xuất bản các ấn phẩm truyền thông gồm: phim tài liệu, clip, bản tin SV, chương trình phát thanh…
• Hoạch định và tổ chức giải quyết giảm thiểu rủi ro học đường như: khiếu nại, khiếu kiện, tai nạn, sự cố, hiểu lầm,… bằng con đường truyền thông.
• Xây dựng kế hoạch phát triển, nâng cấp và mở rộng hệ thống website của Trường. Là đầu mối phổi hợp với các đơn vị liên quan tổ chức xây dựng, nâng cấp và mở rộng hệ thống website của Trường.
• Quản lý và quản trị nội dung trên hệ thống website của Trường nhằm phục vụ công tác quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học, đồng thời quảng quá hình ảnh của Trường. Chủ trì hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị khác trong trường xây dựng thông tin website đơn vị, thực hiện đúng quy trình, quy định về xây dựng và quản trị website đơn vị.
• Quản trị các kênh truyền thông xã hội: facebook ĐH Đông Á, youtube ĐH Đông Á, các diễn đàn SV…
• Quản trị và lưu trữ hình ảnh, phim về trường, đơn vị.
• Xây dựng và quản lý hệ thống nhận diện thương hiệu ĐH Đông Á.
• Công tác bảo hộ SHTT và quyền tác giả.

 

 

X. PHÒNG TUYỂN SINH

1. Chức năng:

• Tham mưu cho Hiệu trưởng, Hội đồng tuyển sinh quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác tuyển sinh bao gồm kế hoạch, chương trình, tổ chức thông báo tuyển sinh theo quy định của Bộ GD&ĐT cũng như quy định của Nhà trường đã ban hành.

2. Nhiệm vụ:

a. Chính sách tuyển sinh nhập học gồm

• Hằng năm, xin chỉ tiêu tuyển sinh các bậc, hệ.
• Xây dựng các chính sách tuyển sinh dựa trên tuyển tập những điều cần biết về tuyển sinh của Bộ GD&ĐT, trên các văn bản quy định
• Ra biên chế nhập học, số lớp.
• Xây dựng các biểu mẫu tuyển sinh (mẫu nhập học), các thủ tục hồ sơ pháp lý cho SV khi nhập học trình BGH phê duyệt.
• Tập huấn tuyển sinh nội bộ cho Giáo vụ các khoa, Cố vấn học tập các lớp.
• Tổ chức đón tiếp thí sinh trúng tuyển.
• Hoàn thành các thủ tục nhập học của sinh viên khóa mới.
• Báo cáo kết quả tuyển sinh cho lãnh đạo và Thanh tra tuyển sinh của Bộ GD&ĐT.

b. Hoạt động quảng bá tuyển sinh

• Lập kế hoạch chi tiết, tổ chức thực hiện công tác quảng bá tuyển sinh.
• Kiểm soát các hoạt động quảng bá ở từng giai đoạn.
• Chuẩn bị CSVC phục vụ tổ chức quảng bá: Biên soạn, dự trù các điều kiện về CSVC, thiết bị, tài liệu, vật dụng quảng cáo…
• Tổng hợp lưu trữ dữ liệu đã thực hiện.

c. Quan hệ với các sở GD&ĐT và các trường THPT

• Kết nối và duy trì quan hệ với các sở GD&ĐT các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên, nắm bắt các kế hoạch hoạt động tuyển sinh và thông tin thí sinh để làm cơ sở triển khai các hoạt động thu hút thí sinh cho Nhà trường.
• Có kế hoạch chăm sóc cán bộ Sở.
• Nắm bắt thông tin chi tiết về các trường THPT khu vực miền Trung và Tây Nguyên và có liên hệ mật thiết với các trường.
• Tham mưu và chủ trì thực hiện các hoạt động liên kết quan hệ với các trường THPT.

 

 

XI. TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN VÀ DẠY NGHỀ

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH về việc quản lý, tổ chức các lớp liên kết đào tạo dài hạn và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, dạy nghề

2. Nhiệm vụ:

• Khai thác tiềm năng tổ chức các lớp liên kết đào tạo dài hạn và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn; các lớp liên kết đào tạo đại học tại chức, đại học bằng 2 và đào tạo thạc sĩ; các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu của người học.
• Tổ chức đào tạo sơ cấp nghề đã được Tổng cục Dạy nghề cho phép. Hỗ trợ các khoa xin phép đào tạo sơ cấp nghề.
• Mở các lớp kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc (hợp tác với các công ty, Trung tâm, các trường).
• Tổ chức kiểm tra, cấp bằng, chứng chỉ, chúng nhận cho những học viên do Trung tâm chủ trì tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, đã hoàn thành chương trình học tập.
• Tổ chức tuyển sinh và quản lý học viên các lớp do Trung tâm tổ chức.
• Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theo quy định của Nhà trường.

 

 

XII. TRUNG TÂM GIÁO DỤC THỂ CHẤT VÀ QUỐC PHÒNG

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH vè việc quản lý, tổ chức giảng dạy các học phần giáo dục thể chất và quốc phòng.

2. Nhiệm vụ:

• Thực hiện liên kết đào tạo và duy trì các mối quan hệ hợp tác giáo dục thể chất và quốc phòng.
• Quản lý các hoạt động giáo dục thể chất và quốc phòng.
• Tổ chức các hoạt động thể dục thể thao cho GVCBNV và SV.

 

 

XIII. TRUNG TÂM ICT

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH Nhà trường về việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông phục vụ cho sự phát triển chủa Nhà trường
• Là đơn vị đầu mối điều hành và tổ chức thực hiện việc đầu tư, ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và người học.

2. Nhiệm vụ:

• Phân tích xu thế của CNTT, hoạch định các kế hoạch dài và ngắn hạn nhằm thực hiện chiến lược phát triển về CNTT.
• Tư vấn cho BGH trong việc lựa chọn sản phẩm (phần cứng, phần mềm) và dịch vụ thích hợp cho các hoạt động nghiên cứu ứng dụng về thông tin, truyền thông.
• Quản lý tập trung các nguồn tài nguyên CNTT về nhân lực, cơ sở vật chất, phần cứng, phần mềm của Nhà trường.
• Đào tạo nâng cao kỹ năng và trình độ quản lý, kỹ thuật trong lĩnh vực CNTT cho GVCBNV. Tư vấn, hỗ trợ nghiệp vụ về CNTT cho các đơn vị, cá nhân theo yêu cầu.
• Làm việc với các đơn vị có yêu cầu về phần mềm để tập hợp và phân tích yêu cầu người dung.
• Triển khai phần mềm: cài đặt phần mềm cho các đơn vị, viết hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn người dùng, mở rộng phần mềm theo yêu cầu của người dùng; cập nhật bản vá lỗi.
• Quản lý hệ thống mạng và Server của Nhà trường: cài đặt, cấu hình các máy chủ; cài đặt phần mềm phục vụ giảng dạy tại phòng máy.
• Đề xuất mua sắm thiết bị công nghệ thông tin. Phối hợp tiếp nhận, nghiệm thu các thiết bị CNTT, bàn giao cho cán bộ quản lý, hướng dẫn và đưa vào sử dụng.
• Quản lý, lưu trữ, bảo mật các thông tin dữ liệu của Nhà trường.
• Quản lý hệ thống tổng đài điện thoại, camera và hệ thống mạng không dây trong nhà Trường: theo dõi tình trạng hoạt động, vận hành, sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng… phân quyền, giới hạn từng mã số theo yêu cầu cuộc gọi: nội hạt, trong nước và quốc tế…
• Quản trị phòng thực hành CNTT: cập nhật thời khóa biểu, lịch sử dụng máy để phục vụ thực hành tại phòng CNTT; kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy móc CNTT hằng ngày.
• Quản lý, cấp phát máy chiếu cho GV; chuẩn bị máy chiếu phục vụ cho các đợt học tập, hội nghị của Nhà tường; bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy tính, máy chiếu phục vụ công tác dạy và học.

 

 

XIV. KHOA

1. Chức năng:

• Tham mưu cho BGH Nhà trường về việc tổ chức thực hiện đào tạo và quản lý SV của khoa, đồng thời thiển khai thực hiện công tác nghiên cứu khoa học trong đơn vị.

2. Nhiệm vụ:

• Quản lý giảng viên, người lao động khác và người học thuộc khoa theo phân cấp của Hiệu trưởng
• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động giáo dục đào tạo theo kế hoạch chung của trường bao gồm:

• Xây dựng chương trình đào tạo của ngành, chuyên ngành được trường giao nhiệm vụ;
• Tổ chức phát triển chương trình đào tạo, xây dựng các đề án, biên soạn tài liệu, giáo trình theo định hướng phát triển của Nhà trường và theo quy định của Bộ GD&ĐT;
• Tổ chức biện soạn đề cương chi tiết các môn học liên quan bảo đảm tính thống nhất, tránh chồng chéo giữa các môn học của chương trình đào tạo hoặc giữa các trình độ đào tạo;
• Tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; xây dựng và thực hiện phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên, bảo đảm chuẩn đầu ra của người học theo cam kết đã được công bố, đáp ứng nhu cầu sử dụng của thị trường lao động.

• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế; hợp tác với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh liên quan đến ngành nghề đào tạo và huy động sự tham gia của DN vào quá trình đào tạo của khoa;
• Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, ngành nghề đào tạo và cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu khoa học, tăng cường điều kiện bảo đảm chất lượng đào tạo;
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và người lao động khác thuộc khoa;
• Tổ chức đánh giá cán bộ quản lý, giảng viện, nghiên cứu viên trong khoa và tham gia đánh giá cán bộ quản lý trong trường theo quy định của Nhà trường.

 

 

XV. BAN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

1. Chức năng:

• Triển khai công tác tổ chức, quản lý đào tạo và bồi dưỡng sau đào tạo (SĐH) của trường (kể cả các chương trình liên kết đào tạo SĐH với nước ngoài).

2. Nhiệm vụ:

• Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch, chỉ tiêu tuyển sinh và tổ chức tuyển sinh SĐH hàng năm theo các văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT.
• Phối hợp với các Khoa đề xuất phương hướng, kế hoạch phát triển, quy mô đào tạo SĐH (thạc sĩ, bồi dưỡng SĐH …) cho các chuyên ngành đào tạo.
•  Hỗ trợ các khoa xây dựng chương trình đào tạo SĐH.
• Thực hiện nhiệm vụ tuyển sinh và bồi dưỡng SĐH; phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác tuyển chọn đào tạo SĐH ở nước ngoài (nếu có).
• Phối hợp với các khoa lập kế hoạch giảng dạy, lập thời khóa biểu; tổ chức giảng dạy; kiểm tra theo dõi tiến độ và chất lượng đào tạo các lớp SĐH của trường.
• Phối hợp với các khoa, phòng, ban chức năng, tổ chức và quản lý các chương trình phối hợp đòa tạo SĐH với nước ngoài, các đề án, dự án đào tạo SĐH sử dụng ngân sách nhà nước, thông tin về SĐH trong và ngoài nước.
• Chủ trì việc soạn thảo quy chế, quy định học vụ, qui trình liên quan đến đào tạo SĐH và trình BGH, Hội đồng khoa học xem xét và góp ý. Trên cơ sở góp ý của BGH và Hội đồng khoa học, Ban đào tạo SĐH trình Hiệu trưởng ra quyết định ban hành quy chế, quy định học vụ, qui trình liên quan đến đào tạo SĐH và kịp thời đề xuất những vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung.
• Phối hợp với các bộ phận chức năng khác của Trường theo dõi và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định, qui trình này.
• Tập hợp, thống kê, xử lý và lưu trữ thông tin về học vụ SĐH. Chịu trách nhiệm thống kê và xác nhận khối lượng giảng dạy lý thuyết, thực hành cho bậc SĐH.
• Thực hiện công việc quản lý, bồi dưỡng SĐH: tổ chức đăng ký nhập học, đăng ký môn học; lập danh sách lớp; lập lịch thi học kỳ; quản lý điểm thi; hồ sơ học tập của học viên; phối hợp với các khoa quản lý chuyên ngành xét tư cách học viên được nhận đề tài, phân công phản biện, thành lập Hội đồng bảo vệ luận văn thạc sĩ, lập Hội đồng bảo vệ luận văn thạc sĩ; cấp bảng điểm tích lũy học kỳ, bảng điểm toàn khóa, chứng nhận hoàn thành môn học; trình Hiệu trưởng ra quyết định tôt nghiệp cao học; lập hồ sơ cấp bằng thạc sĩ; tổ chức cấp phát và quản lý văn bằng thạc sĩ do trường đào tạo; trình Hiệu trưởng xem xét và quyết định những trường hợp bảo lưu kết quả tuyển sinh, chuyển cơ sở đào tạo, chuyển khóa đào tạo, ngừng học, tiếp tục học, gia hạn thời gian học tập, cho thôi học; tham mưu BGH xem xét quyết định những vấn đề học viên cao học quá thời hạn đào tạo.
• Tổ chức và quản lý các lớp chuyển đổi, bổ túc kiến thức và ôn tập phục vụ tuyển sinh SĐH.
• Phối hợp với các đơn vị đề xuất điều kiện cần thiết cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của học viên SĐH.
• Cung cấp các thông tin liên quan đến đào tạo SĐH cho Ban đảm bảo chất lượng để phục vụ công tác đánh giá, đảm bảo chất lượng đào tạo SĐH.
• Đề xuất với BGH chính sách sử dụng các nguồn kinh phí đào tạo SĐH.
• Quản lý hồ sơ gốc và danh sách học viên các hệ đào tạo SĐH.
• Đảm bảo thông tin về đào tạo và bồi dưỡng SĐH của trường và của đối tác.