Trang chủ    |    Giới thiệu    |    Chương trình đào tạo    |    Danh sách môn học    |    Giảng viên    |    Nghiên cứu KH    |    Tuyển sinh
TIN TỨC NGÀNH
Đà Nẵng đang hướng đến lưu trữ tài liệu điện tử - 08/09/2015

 Trong những năm qua, thành phố Đà Nẵng là địa phương đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật, phát triển ứng dụng và dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) đảm bảo điều kiện cơ bản phục vụ xây dựng chính quyền điện tử của thành phố. Các cơ quan, địa phương của thành phố đạt được nhiều kết quả về ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước góp phần nâng cao chất lượng phục vụ hoạt động công vụ cũng như phục vụ cho tổ chức, công dân.

 

Lễ khánh thành Hệ thống thông tin chính quyền điện tử Đà Nẵng

 

Đối với công tác văn thư, lưu trữ luôn đòi hỏi nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới, hoàn thiện và hợp lý hóa các quy trình nghiệp vụ, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, kịp thời. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Trong công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố đang ứng dụng đồng bộ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng quản lý văn bản đi, đến cũng như liên thông giữa các cơ quan, đơn vị với nhiều tính năng tiện ích phục vụ tốt cho việc theo dõi tình hình xử lý văn bản đến, tìm kiếm, báo cáo thống kê văn bản, in sổ đăng ký văn bản đến, đi… Nhiều cơ quan, địa phương thuộc thành phố đã ứng dụng chữ ký số nên việc phát hành văn bản điện tử đang dần trở nên phổ biến. Có thể nói, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư đã giúp cho các cơ quan, đơn vị theo dõi, quản lý quy trình xử lý văn bản đến, đi một cách chặt chẽ, khoa học và giảm tải rất lớn công việc tại bộ phận văn thư.

 

Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ, hầu hết các cơ quan, đơn vị đều bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống với nhiều loại hình tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm... nhưng các điều kiện bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau và các trang thiết bị bảo quản của từng loại hình tài liệu cũng khác nhau nên tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Do đó, yêu cầu cần thiết phải chuyển đổi phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống sang dạng dữ liệu số, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó vớimục tiêu: (1) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu và không phân biệt nguồn gốc tài liệu lưu trữ; (2) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ; (3) Hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ và quá trình lão hóa tự nhiên. Bên cạnh đó, công tác quản lý lưu trữ tài liệu điện tử trên phần mềm sẽ không phải phụ thuộc vào các kho bảo quản tài liệu riêng biệt, người khai thác, sử dụng tài liệu không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc mà thông qua việc tra cứu sẽ cung cấp tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

 

Hiện nay, thành phố Đà Nẵng đang xây dựng và hình thành cơ sở ban đầu về tài liệu điện tử thông qua việc ứng dụng đồng bộ các phần mềm: (1) Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị; (2) Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố để triển khai tiến hành số hóa toàn bộ tài liệu giấy để quản lý trên phần mềm này; (3) Thành phố đang triển khai xây dựng Phần mềm dùng chung cho công tác lưu trữ để áp dụng cho 223 cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố, theo đó phần mềm này vừa quản lý tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, vừa quản lý tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy.

 

 

Như vậy, trong thời gian không xa, những tài liệu giấy có giá trị của các cơ quan, đơn vị sẽ được số hóa toàn bộ, hồ sơ điện tử sẽ hình thành phổ biến và được quản lý trên phần mềm lưu trữ.

 

Với những kết quả ban đầu đạt được sẽ là tiền đề quan trọng để thành phố Đà Nẵng thực hiện thành công việc lưu trữ tài liệu điện tử trong thời gian đến./.

 

 


<<<

  

Thông tin liên quan

  • Điểm mới trong Bộ chỉ số hành chính theo dõi đánh giá, xếp hạng kết quả cải cách hành chính
  • Đối thoại trực tuyến với chủ đề “Chung tay cải cách hành chính”
  • Công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng: 05 năm nhìn lại
  • Tình hình thực hiện cơ chế phối hợp và mở rộng cơ chế một cửa liên thông, liên kết trong giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ban, ngành, địa phương trong 6 tháng đầu năm 2015
  • Đà Nẵng tiếp tục dẫn đầu chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh (PAR INDEX 2014)
  • Thời của các kho lưu trữ trực tuyến
  • Đà Nẵng có 223 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
  • Thủ tướng trực tiếp thúc đẩy việc Cải cách hành chính
  • Đà Nẵng - Dân bất ngờ nhận được thiệp chúc mừng của UBND
  • Chính thức bỏ con dấu doanh nghiệp từ 01/07/2015