Trang chủ    |    Giới thiệu    |    Chương trình đào tạo    |    Danh sách môn học    |    Giảng viên    |    Nghiên cứu KH    |    Tuyển sinh
TIN TỨC NGÀNH
Công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng: 05 năm nhìn lại - 08/09/2015

Có thể khẳng định trong chặng đường phát triển 05 năm (2010-2015), công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng đã có những bước tiến dài và đạt được nhiều kết quả tiêu biểu, nổi bật. Năm 2015, chúng ta cùng nhìn lại chặng đường phát triển 05 năm của công tác văn thư, lưu trữ để thấy được những kết quả đã đạt được và thấy được những nổ lực, cố gắng của thành phố Đà Nẵng.

 

Nếu tại thời điểm năm 2010, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của thành phố chưa tập trung, thống nhất về một đầu mối; các hình thức tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực hiện còn ít; quản lý văn bản đi, đến chưa đúng quy định; tỷ lệ văn bản sai thể thức và kỹ thuật trình bày cao; công chức, viên chức không lập hồ sơ công việc; công tác lưu trữ chưa được quan tâm, tài liệu tồn đọng, tích đống không được chỉnh lý; chưa ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, đồng bộ; kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn nhỏ giọt… thì đến nay (năm 2015) những tồn tại, hạn chế này đã được khắc phục bằng nhiều hình thức và phương pháp quản lý khác nhau, cụ thể:


Kiện toàn tổ chức bộ máy: Năm 2010, tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại thành phố được giao cho Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ của Sở Nội vụ, với 01 biên chế; nhiệm vụ lưu trữ lịch sử do Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Văn phòng UBND thành phố thực hiện. Cùng thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nhưng các tổ chức tham mưu thực hiện lại không thống nhất về một đầu mối nên không tập trung được nhân lực cho công tác này. Tuy nhiên, đến nay (năm 2015) thành phố Đà Nẵng đã tổ chức lại bộ máy thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ, theo đó đã thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ với 09 biên chế và 02 phòng (Phòng Nghiệp vụ và Phòng Hành chính - Tổng hợp) và thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục.

 

 

Trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng

 Như vậy, bộ máy thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng đã được kiện toàn, tổ chức đúng theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ và tách bạch được nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (do Chi cục thực hiện) và nhiệm vụ hoạt động dịch vụ lưu trữ (do Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện). Tin tưởng rằng, với tổ chức bộ máy ổn định, nhân sự tập trung sẽ tiếp tục đưa công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng phát triển.

 

Các hình thức triển khai, thực hiện: Nhằm phổ biến, tuyên truyền, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, địa phương thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đã tham mưu, triển khai thực hiện đồng bộ, kết hợp nhiều hình thức như: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức lớp bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra thực tế, tổ chức đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, tổ chức hội nghị, giao ban chuyên đề, viết bài tuyên truyền đăng website… Trên từng nội dung công việc, đã đạt được những kết quả tiêu biểu.

 

Về ban hành văn bản: Đến nay, đã tham mưu UBND thành phố ban hành được một hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn tất cả các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những văn bản là quy định chung để làm căn cứ thực hiện như ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng; chỉ thị về tăng cường, chấn chỉnh công tác lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn thành phố; quyết định phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của thành phố đến năm 2020; ban hành bộ mẫu về danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường, xã và các trường tiểu học công lập trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; ban hành quy định và bộ tiêu chí về đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ; quy định danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố; quy định thành phần tài liệu của các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; các kế hoạch công tác hàng năm…; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về từng nghiệp vụ của công tác văn thư (như: quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ), của công tác lưu trữ (như: giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thành phố, chỉnh lý tài liệu, sắp xếp, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị…), các văn bản để triển khai và đưa Luật Lưu trữ đi vào cuộc sống.

 

Đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm: Đây là một hình thức mới và thiết thực để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ. Đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ giúp nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, địa phương đối với công tác văn thư, lưu trữ vì thông qua việc tự đánh giá, thủ trưởng các cơ quan, địa phương sẽ biết được những nội dung làm tốt, chưa làm tốt để có các giải pháp khắc phục những mặt chưa tốt, từng bước đưa công tác này của đơn vị đi vào nề nếp; trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá, các cơ quan, địa phương sẽ biết được tất cả các nội dung cần thực hiện của công tác văn thư, lưu trữ và chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch phù hợp với quy định và sát với thực tế. Đồng thời, qua đánh giá, xếp loại, các đơn vị sẽ biết được kết quả thực hiện của đơn vị khác, nhờ vậy sẽ tạo sự thi đua cùng làm tốt của các đơn vị… từ đó, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của thành phố.

 

Sau 04 năm thực hiện đánh giá, xếp loại (từ năm 2011 đến nay) công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, địa phương đã có những chuyển biến rõ rệt như: văn bản đi, đến được quản lý chặt chẽ; ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giúp giảm tải công việc tại bộ phận văn thư; tỷ lệ văn bản ban hành sai thể thức và kỹ thuật trình bày đã giảm rõ rệt; công chức, viên chức đã ý thức được trách nhiệm và thực hiện lập hồ sơ đối với công việc giải quyết; công tác lưu trữ được quan tâm, tài liệu lưu trữ được giao nộp đúng thủ tục, đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ, trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như giá, kệ, tài liệu tồn đọng bắt đầu được chỉnh lý… Đặc biệt, trong 04 năm qua đã tham mưu Chủ tịch UBND thành phố tổ chức 04 hội nghị công bố kết quả và khen thưởng đối với 36 lượt cơ quan, địa phương đạt kết quả cao trong công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

 

Tham mưu hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng: Để tiến tới thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhằm giải phóng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, từ năm 2010 đến nay, đã tham mưu UBND thành phố hỗ trợ3.587.000.000 đồng (ba tỉ năm trăm tám mươi bảy triệu đồng) cho 56 lượt cơ quan thực hiện chỉnh lý tài liệu gần 2000 mét tài liệu tồn đọng, tích đống.


Tham mưu tổ chức trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B: Trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B và thân nhân của cán bộ đi B là một trong những hoạt động thể hiện lòng biết ơn, ghi nhớ sự hy sinh, chiến đấu, cống hiến của lớp lớp thế hệ cha anh, trong đó có các thế hệ cán bộ đi B. Đã tham mưu UBND thành phố tiếp nhận 996 hồ sơ, kỷ vật và tổ chức thành công Lễ trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B vào năm 2014.

 

Tham mưu tổ chức Hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản: Để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản, năm 2010, Sở Nội vụ đã tham mưu thành phố tổ chức Hội thi soạn thảo kỹ năng soạn thảo văn bản trực tuyến cấp thành phố cho toàn thể công chức của thành phố, với 1167 người tham gia. Đây có thể nói là cuộc tập dượt lớn của thành phố, từ đó góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho công chức toàn thành phố, góp phần nâng cao chất lượng của văn bản khi ban hành.

 

Tổ chức các lớp tập huấn về văn thư, lưu trữ: Công tác đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho công chức, viên chức luôn được thành phố Đà Nẵng chú trọng, hàng năm mở từ 2 đến 4 lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ. Từ năm 2010 đến nay, Sở Nội vụ đã tham mưu, đề xuất và tổ chức 15 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc và các nội dung về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 2.790 lượt công chức, viên chức tham gia.

 
Đến nay, công chức, viên chức tham mưu giải quyết công việc đã soạn thảo văn bản cơ bản bảo đảm đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đã lập hồ sơ đối với những công việc được giao giải quyết; người làm công tác văn thư đã thực hiện tốt nghiệp vụ văn thư như: thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi, đến, lập và lưu trữ sổ sách văn thư, bản gốc văn bản đi theo đúng quy định; người làm lưu trữ của một số cơ quan đã tự hệ thống hóa tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của cơ quan.

 

Kiểm tra thực tế tại các cơ quan, địa phương: Kết hợp kiểm tra thực tế để hướng dẫn các cơ quan, địa phương thực hiện đúng các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, từ năm 2010 đến nay, đã phối hợp kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với 202 lượt cơ quan, địa phương (bao gồm cả việc kiểm tra đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ).

 

Tổ chức các cuộc sinh hoạt chuyên đề: Đây một biện pháp mới để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở kết quả thu nhận được từ quá trình theo dõi, kiểm tra thực tế và báo cáo của các cơ quan, đơn vị, Sở Nội vụ đã tổng hợp những tồn tại, hạn chế về công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức các cuộc sinh hoạt chuyên đề theo nhóm cơ quan, địa phương. Nội dung chính và chủ yếu của các cuộc sinh hoạt chuyên đề là tập trung trao đổi, tìm các giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế, giải đáp những vướng mắc, giúp các cơ quan, địa phương thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

 

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: Thành phố đã đầu tư, xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành áp dụng chung cho tất cả 34 cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng. Phần mềm đã được các cơ quan ứng dụng đồng bộ và hiệu quả, giúp quản lý, khai thác văn bản đi, đến, in sổ đăng ký văn bản đi, đến, giúp giảm tải công việc tại bộ phận văn thư. Nhiều cơ quan, địa phương thuộc thành phố đã ứng dụng chữ ký số nên việc phát hành văn bản điện tử đang dần trở nên phổ biến. Tại Lưu trữ lịch sử thành phố đã xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ… Đến nay, thành phố đang tiếp tục nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để bổ sung tính năng lập lập hồ sơ điện tử và đang triển khai xây dựng phần mềm quản lý công tác lưu trữ để áp dụng cho tất cả các cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

 

Đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ: Xác định được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, bên cạnh việc không ngừng thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lượng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trong thời gian qua, thành phố Đà Nẵng đã tăng cường đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ như: đầu tư xây dựng công trình kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố; bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, tổ chức các hội nghị, xây dựng các phần mềm về công tác văn thư, lưu trữ; cấp kinh phí để các sở, ngành di chuyển tài liệu lưu trữ về Trung tâm Hành chính thành phố; bố trí ngân sách để trang bị đồng bộ giá để tài liệu, hệ thống phòng cháy, chữa cháy tự động, quạt thông gió cho tất cả kho lưu trữ của các cơ quan trong Trung tâm Hành chính thành phố… Hiện nay, thành phố đang tiếp tục đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ hiện hành cho các sở, ngành.

 

Những thành quả ngày hôm nay đã đạt được là kết quả của sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các cơ quan, địa phương, là kết quả của những nổ lực, cố gắng của đội ngũ những người tham mưu quản lý nhà nước và những người trực tiếp làm văn thư, lưu trữ của các cơ quan, địa phương trong suốt 05 năm qua. 05 năm nhìn lại, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng đã có những chuyển biến rõ rệt. Đây chính là tiền đề, là cơ sở để đưa công tác văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng tiếp tục phát triển và hoàn thiện trong thời gian đến.

                                                                                                            Chi cục Văn thư – Lưu trữ


<<<

  

Thông tin liên quan

  • Điểm mới trong Bộ chỉ số hành chính theo dõi đánh giá, xếp hạng kết quả cải cách hành chính
  • Đối thoại trực tuyến với chủ đề “Chung tay cải cách hành chính”
  • Đà Nẵng đang hướng đến lưu trữ tài liệu điện tử
  • Tình hình thực hiện cơ chế phối hợp và mở rộng cơ chế một cửa liên thông, liên kết trong giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ban, ngành, địa phương trong 6 tháng đầu năm 2015
  • Đà Nẵng tiếp tục dẫn đầu chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh (PAR INDEX 2014)
  • Thời của các kho lưu trữ trực tuyến
  • Đà Nẵng có 223 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
  • Thủ tướng trực tiếp thúc đẩy việc Cải cách hành chính
  • Đà Nẵng - Dân bất ngờ nhận được thiệp chúc mừng của UBND
  • Chính thức bỏ con dấu doanh nghiệp từ 01/07/2015