QUY TRÌNH - QUY ĐỊNH
Qui trình khắc phục phòng ngừa - 22/04/2016

QUI TRÌNH KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Chủ thể của qui trình: cá nhân biên soạn

2. Đối tượng có liên quan

- Quy trình này áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Trường ĐHĐA.

- Quy trình này được áp dụng cho việc loại bỏ nguyên nhân gây nên điểm không phù hợp sản phẩm dịch vụ đào tạo, các quá trình hay tài liệu thuộc tài liệu nội bộ của Trường.

- Quy trình này cũng được áp dụng khi có ý kiến góp ý của khách hàng (SV,HV, PH, các đơn vị khác bên ngoài, bên đánh giá).

3. Căn cứ xây dựng quy trình

Nhu cầu loại bỏ các nguyên nhân gây nên ĐKPH xảy ra và ĐKPH tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng đối với sản phẩm đào tạo cũng như Hệ thống quản lý chất lượng và ngăn không để ĐKPH lặp lại.

4. Trách nhiệm xây dựng, soát xét và phê duyệt quy trình

SOẠN THẢO SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Nguyễn Thảo Tiên

Phòng ĐBCL-TT-PC

Nguyễn Văn Dũng

TP ĐBCL- TT PC

TS. Nguyễn Thị Anh Đào

5. Quá trình sửa đổi

Ngày sửa đổi Lần ban hành Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi
...      

6. Thuật ngữ và chữ viết tắt

* Định nghĩa:

- Hành động khắc phục là hành động được tiến hành nhằm loại bỏ nguyên nhân ĐKPH đã được phát hiện và ngăn chặn ĐKPH tái diễn.

- Hành động phòng ngừa là hành động được thực hiện nhằm loại bỏ nguyên nhân của ĐKPH tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng.

- Phàn nàn của khách hàng: Là những góp ý, thắc mắc, khiếu nại,… của khách hàng (SV, HV, GVCBNV, PH, đơn vị khác bên ngoài, bên đánh giá) về chất lượng dịch vụ đào tạo không đáp ứng nhu cầu. Có thể góp ý bằng nhiều hình thức: trực tiếp, điện thoại, các hình thức văn bản,…

- Ban giám hiệu: là cấp quản lý được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

- Điểm không phù hợp: là điểm không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc kết quả công việc trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị, của cá nhân. Là điểm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng, của CS, QT, QĐ trong nhà trường, của pháp luật.

* Chữ viết tắt:

- BGH : Ban Giám Hiệu

- GVCBNV : Giảng viên, Cán bộ nhân viên

- ĐV : Đơn vị

- ĐKPH : Điểm không phù hợp

- HĐKPPN : Hành động khắc phục phòng ngừa

- HĐKP : Hành động khắc phục

- HĐPN : Hành động phòng ngừa

- KP/PN: : Khắc phục/ phòng ngừa

- SV/PH : Sinh viên, học viên/Phụ huynh

- Khách hàng : SV, PH, Bên đánh giá, Đơn vị khác bên ngoài ;

II. BIỂU MẪU/HỒ SƠ

Stt Biểu mẫu Mã hiệu Đơn vị lưu trữ Thời gian lưu trữ
1. Phiếu yêu cầu HĐKP/PN BM01-ĐHĐA.QT.03 Các đơn vị 05 năm
2. Sổ theo dõi HĐKP/PN BM02-ĐHĐA.QT.03 Các đơn vị 05 năm

III. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH

1. Lưu đồ khắc phục ĐKPH:

 2. Lưu đồ Hành động phòng ngừa:

 IV. MÔ TẢ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC:

1. Mô tả các bước khắc phục ĐKPH:

BƯỚC CV NỘI DUNG ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN CÙNG THỰC HIỆN THỜI GIAN BIỂU MẪU
1.

Tất cả GVCBNV/BGH khi phát hiện ra ĐKPH có trách nhiệm lập phiếu BM01-ĐHĐA.QT.03 chuyển trưởng ĐV có ĐKPH, trưởng ĐV có ĐKPH kiểm tra xác nhận lại thông tin sự việc bằng cách điền vào mục 2 của biểu mẫu BM01- ĐHĐA.QT.03 báo cáo đến BGH. ĐKPH được phát hiện từ:

- Kiểm tra kết quả thực hiện trong chương trình đào tạo có những ĐKPH.

- Thông qua kết quả các hành động đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.

- Phát hiện trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ.

- Xác định được ĐKPH liên quan đến hệ thống văn bản hoặc không thực hiện đúng hệ thống văn bản, thường lặp đi lặp lại.

- Phát hiện trong quá trình xem xét của Lãnh đạo, đánh giá nội bộ hay đánh giá của bên chứng nhận.

- Từ kết quả phân tích dữ liệu.

- Từ ý kiến phàn nàn của khách hàng.

GVCBNV, BGH Lập ngay BM.01- ĐHĐA.QT.03
2.

- Trưởng ĐV có liên quan tiến hành phân tích tìm nguyên nhân (nguyên nhân tận gốc) và đề xuất HĐKP theo mục 3 của BM.01-ĐHĐA.QT.03.

- Sau khi đề xuất HĐKP, cá nhân/ĐV được chỉ định chuyển báo cáo HĐKP đến BGH xem xét phê duyệt.

Trưởng ĐV có ĐKPH 3 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
3.

- Khi cần thiết, BGH có quyền chỉ định cá nhân/ĐV khác tiến hành phân tích lại nguyên nhân ĐKPH.

-Trường hợp BGH không đồng ý với HĐKP, cá nhân/ĐV được chỉ định phải thực hiện lại bước tìm nguyên nhân (nguyên nhân tận gốc) và đề xuất HĐKP mới.

- Trường hợp phàn nàn của khách hàng chưa rõ trưởng ĐV có liên quan đến phàn nàn đó làm cho rõ, những phàn nàn chưa đúng Trưởng ĐV có liên quan phản hồi lại với khách hàng bằng văn bản, qua email hoặc trực tiếp

BGH 01 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
4. Báo cáo HĐKP sau khi được phê duyệt chuyển trưởng ĐV có ĐKPH phân công cho GVCBNV ĐV thực hiện HĐKP. ĐV có ĐKPH Trong ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
5. Trưởng ĐV chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện HĐKP được phê duyệt và báo cáo đến BGH. Trưởng ĐV có ĐKPH Thường xuyên BM.01- ĐHĐA.QT.03
6.

- BGH đánh giá kết quả HĐKP, đảm bảo HĐKP này đã loại bỏ được nguyên nhân ĐKPH và ngăn chặn ĐKPH tái diễn. Nếu kết quả HĐKP được duyệt thì chuyển bước đánh giá hiệu lực, nếu chưa phê duyệt thì thực hiện lại bắt đầu từ bước 2 hoặc yêu cầu HĐKP mới(nếu cần thiết)

- ĐV có ĐKPH có nhiệm vụ theo dõi và cập nhật sổ BM02-ĐHĐA.QT.03.

BGH 2 tháng BM.01- ĐHĐA.QT.03
7.

- BGH sẽ tiến hành kiểm tra hiệu lực thực hiện HĐKP và xác nhận vào đánh giá hiệu quả thực hiện HĐKP.

-Thời gian xác định điểm kết thúc HĐKP được tính từ thời điểm áp dụng HĐKP đến tối đa 03 tháng không còn phát sinh lỗi khác thì đánh giá là HĐKP có hiệu quả. Thời gian kết thúc HĐKP sớm hơn phụ thuộc vào số lượng đơn vị thực hiện HĐK). BGH xác nhận đánh giá hiệu quả vào Báo cáo KP/PN.

BGH 3 tháng BM.01- ĐHĐA.QT.03
8. - Tất cả ĐV đều phải lưu trữ “Phiếu yêu cầu HĐKPPN”, nhập vào “Sổ theo dõi các HĐKP/PN” để phân tích thống kê và lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác đánh giá. ĐV có liên quan 05 năm BM.01/BM02- ĐHĐA.QT.03

2. Mô tả các bước phòng ngừa ĐKPH tiềm ẩn:

 

BƯỚC CV NỘI DUNG ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN THỰC HIỆN THỜI GIAN BIỂU MẪU
1.

- BGH/Trưởng ĐV có trách nhiệm phát hiện ra ĐKPH tiềm ẩn (nếu có). Các thông tin có thể được sàng lọc và thu thập từ các nguồn sau: + Khiếu nại của khách hàng + Kết quả việc đo lường sự thỏa mãn của khách hàng. + Kết quả việc theo dõi và đo lường quá trình Đào tạo. + Kết quả các cuộc đánh giá. + Kết quả thực hiện các HĐPN. - Các thông tin sau khi được thu thập phải được trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn phối hợp với ĐDLĐCL và ĐV liên quan tiến hành nghiên cứu, phân tích thông qua thảo luận, sử dụng dữ liệu thống kê… để: + Mô tả ĐKPH tiềm ẩn có thể xảy ra đối với các quá trình đào tạo. + Đánh giá, xác định mức độ ảnh hưởng của ĐKPH tiềm ẩn đến quá trình đào tạo hay Hệ thống quản lý chất lượng. + Xác định nhu cầu và HĐPN đối với ĐKPH tiềm ẩn.

Trưởng ĐV 03 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
2.

Trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn lập “Phiếu yêu cầu HĐPN”, đưa ra HĐPN trình BGH ký duyệt HĐPN.

Trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn 1 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
3.

Nếu HĐPN được duyệt chuyển sang bước thực hiện HĐPN. Nếu HĐPN không được duyệt trưởng ĐV nghiên cứu và thực hiện lại bước 2 hoặc kết thúc HĐPN nếu BGH phê duyệt HĐPN là không cần thiết.

BGH 01 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
4. ĐV có ĐKPH tiềm ẩn có trách nhiệm thực hiện HĐPN. ĐV có ĐKPH tiềm ẩn Thỏa thuận BM.01- ĐHĐA.QT.03
5. Trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn có trách nhiệm kiểm tra quá trình thực hiện và kết quả thực hiện HĐPN.. Trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn 03 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
6.

BGH đánh giá kết quả thực hiện HĐPN. Nếu kết quả HĐPN đạt ký duyệt chuyển sang bước lưu trữ hồ sơ HĐPN. Nếu kết quả HĐPN không đạt thì Trưởng ĐV có ĐKPH tiềm ẩn có trách nhiệm kiểm tra lại HĐPN và thực hiện lại bắt đầu từ bước 2 đề xuất HĐPN mới.

BGH 1 ngày BM.01- ĐHĐA.QT.03
7.

Hồ sơ liên quan đến HĐPN thuộc ĐV nào thì ĐV đó quản lý, nhập vào sổ theo dõi HĐKP/PN để thống kê và phục vụ công tác đánh giá.

ĐV có liên quan   BM.01- ĐHĐA.QT.03

Để tải về máy, vào đây

 


<<<

  

Thông tin liên quan

  • Qui trình xây dựng quy trình
  • Qui trình soạn thảo văn bản
  • Thông tư số 04/2016/TT- BGDĐT ban hành ngày 14/3/2016 qui định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng chương trình đào tạo các trình độ của giáo dục đại học
  • Quy định quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của các trường ĐH, CĐ và TCCN
  • Công văn số 979/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 03/03/2015 về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục ĐH và TCCN năm 2015, 2016
  • Nghị định số 73/2015/NĐ-CP ngày 08/09/2015
  • Thông tư số 61/2012/TT-BGDĐT ngày 28/12/2012
  • Thông tư số 60/2012/TT-BGDĐT ngày 28/12/2012
  • Văn bản hợp nhất Số: 06 /VBHN-BGDĐT về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học
  • Công văn số 462/KTKĐCLGD-KĐĐH ngày 09/5/2013 về hướng dẫn tự đánh giá trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp
  • Chỉ thị 46/2008/CT-BGDĐT ngày 05/8/2008 về việc tăng cường công tác đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục
  • Quy định chuẩn Quốc gia đối với cơ sở giáo dục đại học (Thông tư Số 24 /2015/TT-BGDĐT, ngày 23 tháng 9 năm 2015)
  • Công văn số 527/KTKĐCLGD-KĐĐH ngày 23/5/2013 về việc hướng dẫn sử dụng tiêu chí đánh giá chất lượng Trường Đại học
  • Thông tư 62/2012/TT-BGDĐT ngày 28/12/2012 về việc ban hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục trường ĐH, CĐ và TCCN