1.   Chức năng

• Tham mưu cho Ban giám hiệu về kiện toàn tổ chức bộ máy - công tác nhân sự, về quản lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với CBGVNV của trường;
• Tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban Giám hiệu với các cơ quan khác và giữa Ban Giám hiệu với các đơn vị, cán bộ, viên chức, công nhân viên và sinh viên trong trường;
• Tham mưu cho hiệu trưởng công tác quy hoạch, quản lý cơ sở vật chất trong trường; quản lý giám sát việc sửa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện, nước, điện thoại, quản lý cảnh quan mội trường, theo dõi, quản lý mua sắm nhỏ, xử lý tài sản, công cụ và vật liệu phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học trong trường;
• Tham mưu cho Hội đồng quản trị và nhà trường tổ chức thực hiện công tác: hoạch định, triển khai các hoạt động quan hệ công chúng, quản trị nội dung Website, tạp chí, tạp san ...
• Tham mưu cho Ban Giám hiệu và tổ chức thực hiện công tác quản trị hệ thống mạng thông tin toàn trường và các dịch vụ phần mềm phục vụ dạy và học cho CBGV&SV.

2.   Nhiệm vụ

2.1.   Nhân sự

• Làm đầu mối, chủ trì việc đề xuất phương án quy hoạch, xây dựng, củng cố, kiện toàn và phát triển bộ máy của trường: Cơ cấu tổ chức, biên chế cán bộ, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, thành lập, giải thể, sáp nhập các đơn vị;
• Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện ập dự án quy hoạch, kế hoạch về xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức của trường trình BGH xem xét, quyết định;
• Xây dựng kế hoạch biên chế, lập kế hoạch tuyển dụng cán bộ, soạn thảo các hợp đồng lao động dài hạn và ngắn hạn trình CT HĐQT ký;
• Soạn thảo các văn bản về tổ chức cán bộ trình BGH ký duyệt;
• Thực hiện công tác quản lý cán bộ, công chức theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ; làm thủ tục về nhân sự, cử đi học tập, công tác trong và ngoài nước, thu nhận cán bộ, công chức đi học tập, công tác trở về làm việc tại Trường;
• Lập hồ sơ giải quyết các chế độ chính sách về nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức, cho thôi việc và các chế độ khác;
• Phối hợp với các đơn vị thực hiện các thủ tục xét đề nghị thi nâng ngạch viên chức, phong các chức danh Giáo sư - Phó giáo sư, phong các danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú, tặng thưởng huân, huy chương và các danh hiệu khác cho các cá nhân và đơn vị trong trường;
• Phối hợp với các đơn vị tổ chức trong trường theo dõi, kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý đối với cán bộ, công chức liên quan đến kỷ luật lao động, an toàn lao động, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội;
• Phối hợp với các đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến CBGVNV của Trường.

2.2.   Văn thư - Kế hoạch 

• Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của trường kịp thời và không để thất lạc (công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ công văn đầy đủ và thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh theo yêu cầu);
• Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; 3. Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong trường;
• Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị ..v.v... của trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;
• Phân phối báo chí và các phương tiện thông tin khác cho các đơn vị trong trường;
• Lập kế hoạch chung về các mặt công tác, tập hợp mọi thông tin về các mặt công tác của trường. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch;
• Theo dõi và đăng ký cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
• Giao nhận và bưu phẩm v.v...
• Chuẩn bị cho Ban Giám hiệu đi công tác;
• Thường xuyên kiểm tra, phát hiện những hoạt động không phù hợp với thực tế để đề xuất và trình Ban Giám hiệu ban hành và sửa đổi những quy định, quy trình quản lý áp dụng trong phạm vi trường;
• Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải của trường phục vụ các chuyến đi công tác của trường, của các đơn vị theo quy định của Nhà trường;
• Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, các cuộc họp của ban giám hiệu, các hội nghị do Phòng Hành chính-Nhân sự được giao làm đầu mối. Quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Nhà trường;
• Làm thư ký các hội nghị giao ban; Soạn thảo và ký các thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại Hội nghị giao ban gửi các đơn vị;
• Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, các cuộc họp của ban giám hiệu, các hội nghị do Phòng Hành chính-Nhân sự được giao làm đầu mối. Quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Nhà trường;
• Lập lịch công tác tuần, tháng phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.
• Lập các báo cáo tổng kết công tác hằng tháng, hằng quý, năm học theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên.

2.3.   Cơ sở vật chất  

• Trực tiếp thực hiện công tác quản lý, phát triển, khai thác,sử dụng, bảo trì, bảo vệ và sửa chữa, tư vấn sửa chữa cơ sở vật chất là các công trình xây dựng, vật kiến trúc. Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhà cửa, vật kiến trúc theo phân cấp của hiệu trưởng, chịu trách nhiệm tổ chức phòng trừ mối ở các khu vực chung của trường và tại các đơn vị khi có yêu cầu; - Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về điện, nước, điện thoại, mạng internet trong trường, trình hiệu trưởng phương án xây dựng mới, tư vấn lắp đặt, giám sát thi công các công trình cải tạo, và nâng cấp hệ thống điện, nước, điện thoại, mạng thông tin trong trường hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm;
• Quản lý, theo dõi, giám sát, thực hiện toàn bộ hệ thống điện, nước, viển thông, mạng máy tính, công trình sửa chữa nhỏ và lập hồ sơ thanh toán chi trả các mục đã liệt kê trên;
• Trực tiếp giao dịch với các cơ quan của Thành phố như: Điện lực, Cấp nước, Bưu chính - viễn thông, Công trình đô thị, để giải quyết các vấn đề chuyên môn có liên quan. Theo dõi sử dụng và chi trả tiền điện, nước, diện thoại, internet;
• Quản lý trên sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường ở tất cả các nguồn vốn (Ngân sách, viện trợ, quà biếu tặng) bao gồm: Đất đai, nhà cửa vật kiến trúc, máy mócthiết bị, công cụ dụng cụ, vật tư,văn phòng phẩm có trách nhiệm lưu trử và gìn giử các hồ sơ, lưu trử và cập nhật thường xuyên các cataloge, giấy tờ có liên quan đến máy móc thiết bị thí nghiệm;
• Tổ chức kiểm kê tài sản hằng năm (Vào thời điểm 01/01 của năm ) và kiểmkê đột xuất khi có yêu cầu, ghi chép sổ sách tăng giảm tài sản; thường xuyên trình Hiệu trưởng duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng. Theo dõi cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản đơn vị;
• Phối hợp với các đơn vị trong trường lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc thiết bị ở tất cả các nguồn theo đúng quy định của Nhà nước;
• Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc sử dụng hoá chất , dụng cụ thí nghiệm theo định mức đã ban hành. Thanh toán các khoản mua sắm vật tư, văn phòng phẩm … phục vụ giảng dạy, thực tập, nghiên cứu khoa học của các đơn vị trong trường;
• Phối hợp với các phòng chức năng trang bị trang phục bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn; tư vấn mua sắm, lắpp đặt, quản lý, sửa chữa, bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy và giám sát việc thực hiện quy định phòng cháy chữa cháy trong trường;
• Thường xuyên kiểm tra, phát hiện những hoạt động không phù hợp với thực tế để đề xuất và trình hiệu trưởng các quy trình sửa chữa, mua sắm, quản lý tài sản, quy định về sử dụng điện, nước điện thoại.

2.4.   PR và truyền thông

• Hoạch định hoạt động PR của nhà trường.
• Hoạch định và thực hiện công tác duy trì mối quan hệ với giới truyền thông.
• Hoạch định và tổ chức giải quyết giảm thiểu rủi ro học đường như: khiếu nại, khiếu kiện, tai nạn, sự cố, hiểu lầm,... bằng con đường truyền thông.
• Thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông. Tổ chức họp báo, soạn thảo thông cáo báo chí và liên hệ để đăng báo. Tổ chức các buổi phỏng vấn, phóng sự đặc biệt. Tham gia thực hiện các tin bài về trường Đông Á theo yêu cầu từ phía báo chí.
• Phối hợp với đơn vị, Đoàn thanh niên, Công đoàn, các Câu lạc bộ của trường để tổ chức các sự kiện của nhà trường.
• Hỗ trợ và truyền thông các hoạt động tài trợ cộng đồng, các hoạt động của Đoàn thanh niên như: ủng hộ chống bão lụt, học bổng cho học sinh nghèo, áo ấm mùa rét, CLB Xanh - Sạch - Đẹp,… và các hoạt động văn hoá nghệ thuật của nhà trường.
• Tổ chức truyền thông và nâng tầm các sự kiện, các thành tựu của sinh viên và nhà trường đến công chúng trước trong và sau khi tổ chức sự kiện trên nhiều phương tiện truyền thông khác nhau.
• Phối hợp với bộ phận nhân sự, Công đoàn để tổ chức các hoạt động: tham mưu, hỗ trợ tổ chức Hội nghị CB-GV, ngày truyền thống của trường, bình chọn CB-GV-SV xuất sắc nhất của học kỳ, của năm. Những hoạt động này nhằm nâng cao sự tự hào, gắn bó và lòng trung thành của CB-GV-SV với nhà trường.
• Tư vấn cho CB-GV-SV trong nhà trường trong các lĩnh vực: giao tế (lễ tân), phát ngôn (với báo chí, công chúng, phụ huynh, sinh viên và cơ quan nhà nước).
• Soát xét về mặt truyền thông ấn phẩm: các văn bản đối ngoại, thông báo cho sinh viên,… như: diễn văn, bài phát biểu của lãnh đạo, thư, giấy báo, thông báo, các panô, áp phích, băng rôn,… đảm bảo các văn bản đúng thể thức, đúng kỹ thuật truyền thông và thống nhất về hình ảnh của nhà trường.
• Phối hợp với bộ phận Quản trị công nghệ thông tin để khai thác tối đa hiệu quả kênh truyền thông qua mail server Đông Á.
• Đánh giá, đo lường hiệu quả hoạt động PR và truyền thông của nhà trường.
• Thiết kế market
• Đăng ký, gia hạn và quản lý tên miền, nhãn hiệu. Hỗ trợ quản lý các đối tượng Sở hữu trí tuệ khác.

2.5.   Tổ Quản trị website

• Quản lý toàn diện và thống nhất website và nội dung thông tin trên website của Nhà trường.
• Cập nhật các thành tựu, thông tin quảng bá, các thông báo và thông tin khác lên các trang web của nhà trường.
• Tổ chức, sắp xếp nội dung trên web hấp dẫn, chuyên nghiệp, đúng kỹ thuật trình bày báo chí.
• Sưu tầm, cập nhật và bổ sung hàng tuần các link web hay. Tổ chức sắp xếp các link này theo từng chủ đề, từng lĩnh vực sao cho hấp dẫn người xem.
• Tham gia hoạch định hệ thống Website. Bảo trì kỹ thuật. Hỗ trợ công tác cập nhật nội dung, soát xét, đánh giá sự vận hành của hệ thống về mặt kỹ thuật và hiệu quả.
• Giữ vai trò chủ đạo trong việc cung cấp thông tin cho nhà cung cấp dịch vụ Web, phần mềm (nếu có) để nhà cung cấp hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng với nhà trường
• Bảo trì, phát triển Website đảm bảo hoạt động an toàn, thông suốt, đáp ứng nhu cầu của nhà trường.
• Đánh giá hiệu quả hệ thống Web định kỳ đánh giá, xếp hạng các trang Web nội bộ, các chuyên mục của trang Web và báo cáo kết quả định kỳ hăng tuần cho Ban Giám hiệu.

2.6.  Tổ Quản trị CNTT

2.6.1.  Quản trị mạng và hệ thống Server

• Hoạch định hệ thống mạng máy tính mạng thông tin trong nhà trường và toàn hệ thống đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản lý, dạy và học của sinh viên trong hiện tại, tương lai.
• Hoạch định hệ thống Server lưu trữ phục vụ cho các mục đích: quản lý, dạy và học, thương mại điện tử và tổ chức thực hiện.
• Hoạch định công tác bảo mật hệ thống mạng và tổ chức thực hiện.
• Cài đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của hệ thống mạng – Server đảm bảo hệ thống hoạt động trôi chảy, an toàn.
• Đề xuất các giải pháp và tổ chức thực hiện giải pháp nhằm dự phòng và tăng cường tính an toàn cho hệ thống và dữ liệu.

2.6.2.  Phát triển và cung cấp phần mềm, dịch vụ CNTT phục vụ công tác quản lý, dạy, học, hỗ trợ cho CBGVNV và HSSV

• Hoạch định hệ thống phần mềm phục vụ dạy học và tổ chức cài đặt, nghiệm thu, bảo trì thường xuyên, đảm bảo phù hợp yêu cầu của Giáo viên/ Khoa/ phòng Đào tạo.
• Phát triển các tiện ích của hệ thống mạng và triển khai đến từng CBGVNV và HSSV.
• Phát triển các ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý tại các bộ phận, phòng ban và nhà trường. Quản lý và đảm bảo hoạt động thông suốt hệ thống Video Conference của nhà trường.
• Quản trị dữ liệu an toàn theo đúng qui định quản trị mạng.

2.6.3.  Quản lý thư viện điện tử

• Sưu tầm, cập nhật và tổ chức phân loại sắp xếp tài liệu điện tử trên trang dayhoctructuyen.com. Tổ chức khai thác có hiệu quả thư viện điện tử.
• Thực hiện các giải pháp nhằm quản lý, bảo mật thư viện điện tử sao cho sinh viên có nhiều tài liệu để tham khảo nhưng vẫn an toàn.

2.6.4.  Lưu trữ dữ liệu của nhà trường: đầy đủ, không thất lạc, mất mát; lưu trữ lâu dài theo quy định của nhà trường và theo quy định về quản trị dữ liệu.

2.6.5.  Quản lý hệ thống mạng không dây trong toàn trường